Administratie snappen als starter: zo weet je wat je bijhoudt en waarom
Toen ik begon met ondernemen had ik al een boekhoudprogramma aangeschaft, met het idee dat het dan wel goed komt. Maar ik snapte er niks van. Grootboekrekeningen, mutaties, BTW verlegd — ik had geen idee wat het betekende. Ik deed wat onderzoek, maar een uitleg in gewoon normale taal? Niet te vinden. Het resultaat: ik begon met halve kennis en binnen een paar maanden was ik het overzicht kwijt.
Boekhouding uitzoeken zonder de termen te kennen is geen fijne ervaring. Daarom wil ik het in deze blog zo simpel mogelijk uitleggen, zodat jij de basis hebt om je financiële administratie op te zetten zonder datzelfde probleem.
Wat is je administratie?
De meeste ondernemers denken bij administratie aan een berg papierwerk. Maar in de kern is het gewoon dit: bijhouden wat er binnenkomt en wat er uitgaat. Zodat je weet waar je geld naartoe gaat en waar het vandaan komt.
Dat is het. Meer is het niet.
En als je het een beetje slim inricht, heb je er zelf ook nog wat aan. Je kunt zien hoeveel omzet je vorige maand draaide, hoeveel je uitgaf aan software, of wat een bepaalde klus je eigenlijk opleverde.
Hoe werkt je boekhouding in de basis?
Wat ik miste toen ik wilde begrijpen hoe boekhouding werkte is een plat geslagen uitleg van de basis. Zo leg ik het ook uit aan andere starters, zodat ze het snappen en direct kunnen beginnen met een boekhouding die ze zelf begrijpen.
Gebeurtenissen (mutaties) en categorieën (grootboekrekeningen)
Hoe werkt je boekhouding in de basis? Wat ik miste toen ik wilde begrijpen hoe boekhouding werkte, was een plat geslagen uitleg van de basis. Dit is hoe ik het ook uitleg aan andere ondernemers die net beginnen. Hieronder leg ik de basis uit, ook met behulp van een aantal balans voorbeelden.Gebeurtenissen en categorieën
De basis van je boekhouding is eigenlijk dit: in het echte leven geef je geld uit of krijg je geld. Dat is een gebeurtenis, of in boekhoudtaal: een mutatie. Bij iedere gebeurtenis is er een begin- en eindpunt. Geld dat je ontvangt komt ergens vandaan en gaat ergens naartoe. Die begin- en eindpunten sorteer je in groepen, zoals je bank, je kas of een bepaalde kostensoort. Die groepen heten in boekhoudtaal grootboekrekeningen, maar het zijn eigenlijk gewoon categorieën.
Een voorbeeld. Je pint 200 euro bij een geldautomaat. Wat is er echt gebeurd? Je hebt geld van je bankrekening contant gemaakt. In je boekhouding leg je precies dat vast: 200 euro van je bank naar je kas.
Gebeurtenis
Je pint €200 bij een geldautomaat
Balans
Er is alleen geld verplaatst binnen je bezittingen. De balans blijft in evenwicht.
Let op wat er gebeurt. Twee categorieën bewegen tegelijk. Je bank gaat omlaag, je kas gaat omhoog. Het geld is niet weg, het is verplaatst. Dit is het dubbel boekhoudprincipe. Elke gebeurtenis raakt altijd twee kanten.
De balans — hoe staat je bedrijf ervoor?
Nu je snapt dat elke gebeurtenis in categorieën landt, helpt het om te weten hoe die categorieën zijn georganiseerd. Het hoofdoverzicht van je boekhouding heet de balans. Die laat zien hoe je bedrijf er op een bepaald moment voorstaat.
Aan de linkerkant staan je bezittingen (activa). Je bankrekening, je kas, je laptop, facturen die klanten nog moeten betalen (debiteuren).
Aan de rechterkant staan je schulden (passiva) en je eigen vermogen. Schulden zijn facturen die je nog moet betalen (crediteuren), BTW die je nog moet afdragen.
En dan eigen vermogen. Die is even wennen. Eigen vermogen staat aan de rechterkant, bij de schulden. Dat voelt raar. Maar het klopt: het is geld dat je bedrijf "verschuldigd" is aan jou als eigenaar. Jij hebt er geld ingestopt, en je bedrijf houdt dat voor je bij.
De balans is altijd in evenwicht. Bezittingen zijn altijd gelijk aan schulden plus eigen vermogen. Als dat niet klopt, zit er ergens een fout.
Hier is nog een voorbeeld van een veel voorkomende gebeurtenis, een initiële storting;
Gebeurtenis
Je stort €5.000 startkapitaal op je zakelijke rekening
Balans
Beide kanten stijgen. Het geld kwam vanuit jou als eigenaar — je bedrijf houdt dat voor je bij als eigen vermogen.
Winst en verlies — waar komt je resultaat vandaan?
Je balans vertelt hoe je bedrijf ervoor staat. Maar waaraan en hoeveel je verdiend en uitgegeven hebt over een periode, dat zie je in de winst- en verliesrekening.
Die is eigenlijk een uitsplitsing van je eigen vermogen. Want je eigen vermogen verandert doordat je winst maakt of verlies lijdt. De winst- en verliesrekening laat zien hoe.
Opbrengsten zijn wat je verdient. Omzet uit projecten, producten, diensten. Kosten zijn wat je uitgeeft om die omzet te draaien. Hosting, software, kantoorspullen.
Verdien je meer dan je uitgeeft? Dan maak je winst. Die winst verhoogt je eigen vermogen op de balans. Geef je meer uit dan je verdient, dan maak je verlies en zal het eigen vermogen dalen.
Hoe ziet dat eruit in de praktijk?
Nu het raamwerk staat, nog een paar voorbeelden.
Je ontvangt een factuur van je webhost van 60,50 euro. Dat is 50 euro hostingkosten plus 10,50 euro BTW. Je hebt nog niks betaald, maar er gebeurt al van alles in je boekhouding. De kosten landen op je winst- en verliesrekening. De BTW mag je terugvorderen, dus dat is een bezitting. En het totaalbedrag ben je verschuldigd aan je leverancier.
Gebeurtenis
Je ontvangt een factuur van je webhost van €60,50 (€50 + €10,50 BTW)
Winst- en verliesrekening
Balans
Je hebt nog niks betaald. De kosten staan op je winst-verliesrekening, de BTW vorder je terug, en het totaal ben je verschuldigd aan je leverancier. De balans is in evenwicht: bezittingen (€10,50 + €50) = schulden (€60,50).
Gebeurtenis
Je betaalt die factuur van €60,50 via je bank
Balans
Alleen de balans beweegt. Je bank daalt, je schuld verdwijnt. De kosten waren al geboekt bij het ontvangen van de factuur.
Steeds hetzelfde principe. Denk na over wat er in het echt is gebeurd, en het valt op z'n plek.
Haal inzichten uit je boekhouding
Als je boekhouding op orde is, heb je er niet alleen wat aan voor de Belastingdienst. Je kunt er zelf ook mee sturen.
Wil je weten of een bepaald type klus je eigenlijk geld oplevert? Kijk naar de opbrengsten en kosten die je aan dat project hebt gekoppeld. Wil je weten waar je geld naartoe gaat? Sorteer je kosten per categorie en je ziet het in één oogopslag.
Een paar dingen die je uit een goede boekhouding kunt halen:
- Hoeveel omzet je per maand of per kwartaal draait
- Welke kostenposten het hardst groeien
- Of je daadwerkelijk winst maakt op je diensten
- Hoeveel BTW je moet afdragen (of terugkrijgt)
- Hoe je cashflow eruitziet: komt er genoeg geld binnen om je rekeningen te betalen?
Dat werkt alleen als je categorieën logisch zijn ingericht en je boekhouding up to date is. Daar gaan de volgende stappen over.
Zo begin je: 3 stappen om je basis op orde te krijgen
Stap 1: Gebruik een boekhoudtool
Je kunt het in Excel bijhouden, maar dat maakt het jezelf onnodig moeilijk. Een boekhoudprogramma helpt je om gebeurtenissen op de juiste manier vast te leggen, houdt je balans automatisch bij en zorgt dat je BTW-aangifte klopt.
Kies iets dat je zelf begrijpt. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is de fout die ik zelf maakte: ik koos een tool zonder te snappen hoe het werkte. Als je niet weet wat je aan het invullen bent, maakt de tool het alleen maar ingewikkelder. Buddy's Flow is hier bijvoorbeeld op gebouwd: boekhouding die je als starter gewoon snapt.
Stap 2: Maak een lijst van categorieën die je zelf begrijpt
Dit is misschien wel de belangrijkste stap. Je categorieën (grootboekrekeningen) moeten dekken wat er in jouw bedrijf gebeurt, en je moet ze zelf snappen.
Hier is een startlijst die voor de meeste ZZP'ers werkt:
De balans
Winst- en verliesrekening
Dit is een startpunt. Pas het aan op jouw situatie. Heb je geen kantoor? Dan hoef je geen kantoorkosten. Rijd je veel? Voeg brandstof of leasekosten toe. Het gaat erom dat elke categorie iets betekent voor jou, en dat je bij elke gebeurtenis weet waar het thuishoort.
Stap 3: Houd je boekhouding zo snel mogelijk up to date
De grootste valkuil is uitstellen. Bonnetjes die je "later wel boekt" worden een stapel die je na drie maanden niet meer snapt. Probeer je boekhouding wekelijks bij te werken. Het kost je een halfuur per week als je het bijhoudt, maar uren als je het laat liggen.
Een paar tips:
- Boek je facturen op het moment dat je ze verstuurt of ontvangt, niet pas als ze betaald zijn. Dit is een verplichting vanuit de belastingsdienst.
- Koppel je bank als dat kan, dan komen je transacties automatisch binnen
- Maak er een vast moment van. Elke maandagochtend, vrijdagmiddag, whatever werkt voor jou
Je hoeft geen boekhouder te worden
Het punt van deze blog is dat je ook zonder boekhouder uit de voeten kunt als je net start of daar nog niet het budget voor hebt. Mijn advies: doe in het begin je boekhouding zelf en laat het periodiek controleren door een boekhouder. Zo word je snel wegwijs in je eigen cijfers, en voorkom je dat je fouten pas na een jaar ontdekt.
Begin met de drie stappen. Kies een tool, richt je categorieën in, en houd het bij. De rest volgt vanzelf.
